Genudbud af konferenceydelser til EU-formandskabet

Beskrivelse fra ordregiveren

Danmark skal i andet halvår af 2025 (1. juli til 31. december) varetage formandskabet for EU’s ministerråd, hvilket indebærer omfattende mødeaktiviteter, herunder en række ministermøder, embedsmøder/konferencer. Udenrigsministeriet søger derfor konferencefaciliteter, der er egnede til denne type af mødeafvikling. I alt skønnes et samlet deltagerantal i hele perioden på ca. 17.000 personer. Dette er det samlede estimat, og det omfatter således også de møder, der skal afholdes udenfor København, og som ikke er omfattet af nærværende udbud. Dertil kommer støttepersonel, der kan udgøre op til cirka 250 personer pr. ministermøde. Der er fra politisk hold truffet beslutning om, at møderne skal afholdes i forskellige dele af landet. Det forventes, at den største del af mødeaktiviteterne afholdes i København af logistiske hensyn, herunder kort transporttid til Københavns lufthavn, samt af hensyn til hotelkapacitet og omkostningseffektivitet ved at samle mange møder ét sted. Udenrigsministeriet søger derfor ét konferencested i Københavnsområdet, der kan dække behovet i København. Nærværende udbud omfatter alene mødeaktiviteten i København, idet mødeaktiviteten i Jylland eller på Fyn er omfattet af et andet udbud, som Udenrigsministeriet tidligere har offentliggjort. Aftalen udbydes under én samlet aftale, idet Udenrigsministeriet har vurderet, at det er økonomisk mest fordelagtige at indkøbe ydelserne under én aftale, navnlig henset til stordriftsfordelene ved én samlet aftale. Tildelingsproceduren er nærmere beskrevet i udbudsmaterialet samt nedenfor i denne bekendtgørelse, i afsnittet "udvidet beskrivelse". Det tilbudte konferencested skal ligge indenfor 60 minutters kørsel fra Københavns Lufthavn (målt via Google Maps under normale trafikale forhold, udenfor myldretid). Aftalen omfatter tre perioder, hvor Udenrigsministeriet har brug for tilrådighedsstillelse af konferencestedet. Den første periode omfatter tilrådighedsstillelse af konferencestedet i perioden den. 11. juli 2025 – 25. juli 2025 (begge dage inklusiv). I denne periode forventer Udenrigsministeriet, at der afholdes fire ministermøder på konferencestedet. I perioden forventer Udenrigsministeriet ligeledes, at der afholdes ét embedsmøde/konference på konferencestedet. Den anden periode omfatter tilrådighedsstillelse af konferencestedet i perioden 22. august 2025 – 30. september 2025 (begge dage inklusiv). I perioden forventer Udenrigsministeriet, at der afholdes seks ministermøder på konferencestedet. I perioden forventer Udenrigsministeriet ligeledes, at der afholdes tre embedsmøder/konferencer på konferencestedet. Den tredje periode omfatter tilrådighedsstillelse af konferencestedet i perioden den 1. november 2025 - 30. november 2025 (begge dage inkl.). I perioden forventer Udenrigsministeriet, at der afholdes ét ministermøde på konferencestedet. I perioden forventer Udenrigsministeriet ligeledes, at der afholdes syv embedsmøder/konferencer på konferencestedet. Et møde vil forventeligt vare én eller to dage. Der henvises til EU-formandskabets kalender, der er vedlagt som en Bilag 1F, hvor EU-formandskabets mødekalender er illustreret.

Andre bekendtgørelser fra Udenrigsministeriet

• Udbud af kontanthåndtering Udenrigsministeriet · 7. august 2026 · frist 8. september 2026 · ca. 1.500.000 kr.
• Udenrigsministeriets indkøb af bevæbnede livvagter til personbeskyttelse i Syrien Udenrigsministeriet · 22. juli 2026
• Udbud af rammeaftale om advokatbistand til indgåelse af kontrakter, kontraktfortolkning mv. under udviklingsbistanden Udenrigsministeriet · 24. juni 2026 · ca. 16.000.000 kr.
• (Gen)udbud af diplomatiske postforsendelser Udenrigsministeriet · 15. juni 2026 · ca. 30.000.000 kr.
• Udbud af betalingssystem og indløsningsaftale Udenrigsministeriet · 9. juni 2026
• Agreement regarding Biometric Stations Udenrigsministeriet · 2. juni 2026 · 45.000.000 kr.